Bien gérer son capital humain passe par un suivi adéquat de ses activités, de ses temps de travail et de ses absences. La complexité de cette tâche varie en fonction de l’organisation mais aussi selon la législation en vigueur.
Les différentes contraintes légales (le respect du maximum d’heures de travail hebdomadaires, le suivi des heures supplémentaires, les congés, les repos compensateurs,..), l’importance d’une bonne gestion des relations avec les salariés (transparence, communication), conduisent à considérer la gestion des temps au‐delà du bulletin de salaire.
Véritable outil d'aide à la planification des temps de présence, d'absence, de congé et d'activité des salariés, le logiciel de Gestion des plannings Get-MS vous permet d’optimiser l'allocation des ressources humaines.
L’application de gestion et de décompte du temps de travail GET-MS a été créée par des professionnels du médico-social et des professionnels de l’informatique.
Les premières versions de GET-MS ont été installées dès 1995, par ces mêmes professionnels, dans un souci d’apporter aux responsables d’organisations d’établissements un outil de proximité, facile à mettre en œuvre, et abordable financièrement.
Depuis plusieurs années, la société Helpinfo assure la maintenance de l’application GET-MS et a développé la dernière version de cette application.
Aujourd’hui, plusieurs centaines d’établissements utilisent l’application GET-MS au quotidien.
Développée en C# sous Visual studio de Microsoft pour une base de données "SQLserver", l’application de gestion des plannings Get-MS peut être utilisée en mono poste, en client/serveur (réseau) ou en accès à distance sur un serveur RDS.
L’application répond aux contraintes du droit social et des conventions collectives (loi Aubry de 2008, Code du travail).
La fiche agent contient les renseignements classiques d’un agent mais aussi ces périodes contractuelles, ces paramètres de configuration personnels et des récapitulatifs de ces activités.
Un agent peut travailler dans plusieurs établissements sur des périodes contractuelles qui peuvent se succéder ou s’additionner (2 périodes à 50% constituant un temps plein à 100%)
Après avoir défini les agents et leurs contrats, il est possible de construire des horaires de base, des emplois du temps, des roulements, des trames sur une ou plusieurs semaines qui seront à planifier, à attribuer à des agents sur une période pour construire leur planning prévisionnel.
Lors de la saisie, des assistants informent l’utilisateur de la non-conformité de certaines situations, durées du travail au delà de 11h00, pause au-delà de 6h00, amplitude de la journée trop importante,… Toutes ces valeurs sont modifiables pour s’adapter à votre organisation.
Il est possible de détailler les prises en précisant le détail des activités réalisées pour chaque prise.
La journée planning s’organise en trois prises et deux pauses qui doivent être qualifiées (code événement) pour alimenter les différents compteurs des temps de travail et d’absence de manière journalière, hebdomadaire, mensuelle et annuelle.
Les plannings prévisionnels deviendront au fur et à mesure des événements des plannings réalisés. Le planning individuel permet de gérer en autres les situations suivantes :
- Congés payés annuels et d’ancienneté
- Congés trimestriels
- RTT
- Journée nationale de solidarité
- Astreintes
- Jours fériés
- Travail de nuit et repos compensateur
- Maladie, Maternité, Paternité
- Mi temps thérapeutique
- Temps de formation
- Délégation
- Indemnités de dimanches et jours fériés
- Repas
- Heures supplémentaires et repos compensateur
Tous les compteurs utiles au quotidien sont visibles sur le formulaire individuel, et s’ajustent en temps réel.
A l’ouverture de l’application, le planning journalier permet de vérifier la couverture des besoins pour la journée. En un coup d’œil le planning des agents est facilement matérialisé, avec présents, absents et motifs des absences.
Les vues collectives (a la semaine, au mois, de dates à dates) permettent de visualiser rapidement la couverture des besoins sur une période et de réaliser les modifications d’horaires en relation avec les autres agents du service, de l’unité, de la section, …
De nombreux outils sont disponibles, ils facilitent le traitement des évènements. Le générateur de plan de service permet lui de modéliser des roulements à partir des besoins et en fonction des ressources disponibles.
Toutes les données de l’application peuvent être exportées vers des logiciels tiers (Paie, RH, …). Le principe est simple, chaque données peut être extraites au choix en heures, en jours ou en date sur une période.
De nombreuses editions sont disponibles, en voici quelques unes:
Etat individuel mensuel
L'état du temps de travail effectif mensuel avec cumul hebdomadaire. Tous les jours d’absence, maladie, congés formation, ainsi que les primes de dimanches et jours fériés sont regroupés en pied d’état. Cet état peut être utilisé pour la validation des horaires par le salarié et le gestionnaire. Editable par service, par section, par agent, avec cumul mensuel et annuel du temps de travail effectif. Il renseigne également sur les écarts annuels.
Etat collectif de date à date
L'état Présence hebdomadaire est éditable par service, par section pour affichage